Цель перехода и преимущества ЭТК
С целью создания единой базы данных, содержащей сведения о совокупной деятельности каждого гражданина страны, осуществляется переход с бумажного экземпляра на электронный формуляр трудовой книжки. Цифровой аналог имеет ряд преимуществ для застрахованных лиц и субъектов хозяйствования:
- невозможность утери и порчи;
- отсутствие необходимости сбора документации для подтверждения стажа;
- упрощение документооборота и минимизация рисков ошибок ввиду контроля со стороны пенсионного фонда.
Назначение ответственного сотрудника по ведению электронных документов, внесению информации в систему и предоставлению отчетности в ПФР производится руководителем.
Право выбора формата трудовой
Если на протяжении 2020 года каждый трудящийся мог принимать и изменять решение о выборе формата, то в 2021 году круг лиц сузился. Согласно п.4-6 ст.2 закона от 16.12.2019 года № 439-ФЗ с 01.01.2021 года:
- Право выбора формата имеют сотрудники:
- избравшие бумажный носитель в заявительном порядке;
- не определившиеся с форматом и не предоставившие заявление о сделанном выборе;
- временно отстраненные от производственного процесса, но сохранившие рабочие места вследствие нахождения на больничных листах или в отпусках всех видов;
- не работающие на момент завершения 2020 года при наличии бумажных экземпляров.
- Лишены права выбора лица:
- выбравшие электронный формат в предыдущем году;
- впервые приступающие к работе в 2021 году и не имеющие трудовой книжки.
Выбор имеет половинчатый характер, поскольку осуществить переход можно только в одностороннем порядке с бумажного формата на электронный, исключая обратное направление. Если у вновь принятого сотрудника в трудовой книжке отсутствует соответствующая запись, то необходимо продолжать заполнение «на бумаге».
Новая отчетность в ПФР
Взаимодействие работодателя с пенсионным фондом осуществляется посредством предоставления нового отчета по форме СЗВ-ТД, введенного законом от 16.12.2019 года № 436-ФЗ. В отчетность включается информация обо всех застрахованных лицах, работающих по основному месту и внешнему совместительству, при кадровых изменениях и передвижениях, включающих:
- прием на вакантную должность;
- перевод в пределах структурного подразделения или предприятия;
- присвоение квалификации;
- расторжение трудовых отношений;
- запрет на занятие определенных должностей;
- выбор способа ведения ТК.
Отчет предоставляется с 01.01.2020 года ежемесячно до 15-го числа следующего за вышеуказанными кадровыми перестановками месяца, однако сведения о заключении и расторжении трудовых отношений с 01.01.2021 года подаются на следующий банковский день после издания распоряжения о грядущем событии. В бумажном варианте могут сдавать отчетность субъекты хозяйствования с численностью персонала в пределах 25-ти человек, остальные работодатели только в электронном варианте с усиленной КЭП.
С 01.07.2021 года отчет необходимо предоставлять по новой форме, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 27.10.2020 года № 769п, дополненной нововведениями:
- о снятом с учета субъекте предпринимательства, правопреемником которого выступает страхователь;
- о работе в условиях Крайнего Севера и приравненных территориях;
- кодовыми обозначениями исполняемой функции.
За непредоставление отчета своевременно или представление искаженной информации на виновное должностное лицо налагается штрафная санкция в размере от 300 до 500 рублей.
Получение сведений о стаже
Работник, выбравший электронный вариант, может получать информацию для подтверждения страхового стажа о трудовой деятельности по утвержденным формам (ст.66.1 ТК РФ):
- СТД-ПФР, содержащей сведения обо всех работодателях, включая периоды использования бумажного аналога. С 07.03.2021 года граждане могут официально обратиться в пенсионный фонд для переноса всей информации в ресурсы для хранения. Получить формуляр можно:
- в бумажном варианте – через МФЦ;
- в электронном виде – через Госуслуги;
- на любом избранном носителе – в отделениях пенсионного фонда.
- СТД-Р, формируемой и выдаваемой страхователем о периодах занятости в конкретной организации. Субъект хозяйствования должен выдать документ:
- по требованию работника на протяжении трех дней с момента обращения;
- при прекращении трудовых правоотношений в день увольнения.
При выявлении недостоверной информации, представленной предприятием или предпринимателем на информационные ресурсы ПФР, работодатель обязан внести исправления на основании заявления гражданина.